Favoriser l'efficience contre la bureaucratie

Une organisation hiérarchique standard a une tendance à la bureaucratie. Les PME sont moins touchées : leur structure légère gêne l'installation de la bureaucratie. Mais dès que l'entreprise s'étoffe, la rigidité bureaucratique s'installe, renforcée par des organisations informatiques rarement adaptées qui développent barrières internes et bureaucratie, freinant le développement de l'entreprise à l'insu de ses dirigeants.

D'organisation apprenante, la PME devient alors une organisation plus ou moins bureaucratique qui certes fonctionne toujours, mais d'efficiente elle devient simplement efficace puis elle glisse vers le status de inadaptée voire de décalée face à son marché au fil des années. Elle est entrainée vers une crise dont elle ne sortira gagnante qu'en changeant. Sinon, rachat ou disparition solderont son inadaptation.

Organisation apprenante et management par les objectifs - passer de efficace à efficient

"Trop lent, trop lourd, trop bureaucratique ..." : ces antiennes décrivent une organisation qui vieillit, qui stagne face à son marché. Le marché lui bouge et accélère.

Toute organisation doit évoluer en permanence pour s'adapter et suivre son marché en mouvement perpétuel. Comment initier un changement, un arrêt des lourdeurs ? Vers quel modèle organisationnel se tourner pour rester synchrone sur le marché ?

Les caractéristiques des organisations apprenantes efficientes existent. Toyota a mis en lumière un modèle particulièrement efficace qui lui a permis de se hisser au 1er rang mondial en 60 ans.

Voici quelques points abordés lors de nos différentes formations ou interventions :

• Travail d'équipe
• Implication et motivation
• Management par les objectifs
• Recherche permanente de l'amélioration par la réduction des délais et l'amélioration de la qualité.
• Tout processus est cellulaire favorisant ainsi fortement une qualité en amélioration permanente appuyée par des contrôles efficaces mais légers et rapides.
• Innovation permanente mais mesurée
• Organisation intégrée
• Conséquences : la bureaucratie disparait, les améliorations continues en production, commercial et marketing développent l'activité et l'entreprise.

Passer à efficace puis efficient

La séquence suivante, simplifiée, permet de hisser une organisation soumise à de multiples problèmes vers une efficience maximum.

1. - 1 - Le travail d'équipe est fondamental pour permettre la participation de chacun au projet global - c'est le manager qui met en place cette organisation, qui la coordonne et l'anime. La participation de tous est nécessaire. Toute la hiérarchie passe au management par les objectifs, en commençant par la Direction Générale.
2. - 2 - A chacun ses missions et au manager de cadrer les rôles et tâches et objectifs de chacun en toute transparence.
3. - 3 - En s'appuyant sur les 2 premiers points, au manager, en synergie avec sa direction, d'impliquer puis de motiver son équipe
4. - 4 - l'insertion des objectifs à obtenir permet d'améliorer encore l'efficacité de l'équipe et de permettre le glissement progressif vers une organisation efficiente en plus d'être efficace.
5. - 5 - en parallèle depuis l'étape #1, le passage au "processus cellule" donne d'importants gains de productivité et de qualité à l'équipe, à l'entrperise, au projet.
6. - 6 - via l'animation, et en s'appuyant sur la démarche Processus Cellulaire, l'esprit "recherche permanente de l'amélioration" est mise en place
7. - 7 - en coordination avec la direction, toute innovation est soigneusement évaluée et testée avant toute mise en place. Le gain apporté doit être significatif et le ROI rapide. La qualité ne doit en aucun cas en souffrir. L'innovation, d'ailleurs supposée tant qu'elle n'est pas prouvée, doit s'insérer en mode "processus cellule".
8. - 8 - mécaniquement, si tous les processus et équipes de l'entreprise ont suivi les points précédents, la bureaucratie a été éliminée et l'entreprise est devenue apprenante et efficiente